Aziende e Privati

Digitalizza i documenti cartacei e abbraccia la rivoluzione paperless

Riduci le inefficienze e abbatti i costi di gestione degli archivi cartacei. Ottimizza il workflow documentale. Migliora la sostenibilità. Diventa un’azienda o associazione paperless con le nostre soluzioni per la digitalizzazione e la gestione documentale.

In Gap, trasformiamo gli archivi storici e correnti della tua azienda o associazione con la dematerializzazione dei supporti cartacei. Dalla carta ai bit, ti aiutiamo a creare archivi digitali e ad avvantaggiarti dei nuovi processi di gestione e conservazione dei documenti informatici.

Meno carta per una maggiore efficienza

In un’impresa paperless uffici e aree funzionali, processi e flussi aziendali, procedure e risorse umane beneficiano di un forte incremento di produttività mentre i costi connaturati all’impiego della carta e relativi alla gestione e archiviazione della documentazione cartacea subiscono una drastica riduzione. Con la conversione degli archivi analogici in digitale e la gestione e conservazione elettronica dei documenti rendi la tua azienda non solo più sostenibile ma anche più efficiente.

Perché passare agli archivi in cloud e alla gestione documentale informatizzata

Con un archivio in cloud e il giusto software di gestione documentale, in qualsiasi istante e in qualsiasi luogo dipendenti e decisori possono accedere ai documenti di lavoro con un click. Senza tutti i passaggi richiesti da un archivio fisico. Oltre che istantanei, gli accessi possono essere monitorati e differenziati in base a determinati livelli di sicurezza e privacy. I documenti possono essere ricercati, modificati da remoto e archiviati nuovamente da dispositivi fissi e mobili. Si evitano duplicazioni. Si azzerano i rischi di smarrimento. Si abbattono i costi di stampa. Il backup delle informazioni critiche è costante. I sistemi informativi aziendali possono beneficiare di una profittevole integrazione. Il management ha sempre tutto realmente sotto controllo.

Le nostre soluzioni per il tuo cambiamento paper-free

Gap può supportarti in questo cambiamento paper-free predisponendo e implementando progetti di dematerializzazione ad hoc, basati su una analisi preliminare, sull’impiego di tecnologie di scansione professionali e sull’adozione di specifici software di archiviazione e gestione documentale.

Dalla richiesta di digitalizzazione di una particolare tipologia di documentazione cartacea – ad esempio i fascicoli del personale, le distinte di pagamento, i documenti di trasporto – alla necessità di dematerializzazione dell’archivio di una specifica area funzionale – come l’archivio dell’ufficio
tecnico o dell’amministrazione.

Quale che sia la tua esigenza, il nostro team di analisti è sempre in grado di elaborare in tempi rapidi il progetto più consono e di predisporre una soluzione campione. “Ecco come verrà” è la nostra garanzia per il tuo cambiamento paper-free.

Scanner e software per la digitalizzazione di ogni tipologia e formato di documento aziendale

Approvato il progetto, l’intervento di dematerializzazione può avvenire presso i nostri laboratori o la sede del cliente.

Gap opera con scanner professionali e software di lettura ottica in grado di acquisire in altissima fedeltà le immagini di qualsiasi tipologia di documento in qualsiasi formato – anche A0 e superiori – e rilevare al contempo i dati presenti per trasformarli in informazioni agevolmente utilizzabili, trasmissibili, interscambiabili all’interno e, volendo, all’esterno dell’azienda o dell’associazione.

Dall’archivio digitale ai portali web per gli stakeholder con i tecnici di Gap

Completato il passaggio dal formato cartaceo al formato elettronico, gli informatici di Gap implementano – attraverso l’adozione di un software di archiviazione e di gestione documentale – l’archivio digitale, predisponendo anche la sua versione in cloud.

I tecnici di Gap possono inoltre supportarti creando per te portali web in grado di abilitare l’interscambio dei documenti digitalizzati o nati in formato digitale con i tuoi stakeholder – dai dipendenti ai fornitori, dal board direttivo ai clienti.

E ancora meno carta con le nostre soluzioni di protocollazione digitale, firma elettronica e conservazione digitale a norma

Per ridurre al minimo il successivo impiego della carta e della documentazione cartacea, Gap assiste la sua clientela anche nell’implementazione di appropriate soluzioni di protocollazione digitale, firma elettronica, conservazione digitale a norma. Grazie a questi servizi, il cliente può eliminare, successivamente alla scansione degli archivi storici, qualsiasi tipo di documento cartaceo – come ad esempio contratti, cedolini, CUD, scontrini o ricevute, fatture, ordini, distinte di pagamento, bilanci, libri giornale, libri mastro, certificazioni uniche, registri IVA, F23, F24, etc. – in formato originale.

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Dematerializzazione e riorganizzazione archivi aziendali

Dematerializziamo e riorganizziamo archivi societari, di contabilità, del personale, dei clienti/fornitori, di utilità corrente. Digitalizziamo libri giornale, libri acquisto e vendite, fatture, DDT, progetti tecnici,  documenti bancari, fascicoli dei prodotti, delle assicurazioni, delle garanzie, dei contratti.  

Creazione di portali web per gli stakeholder

Creiamo portali web per l’interscambio dei documenti aziendali digitalizzati o nati in formato digitale con dipendenti, fornitori, clienti, manager, e altre categorie di stakeholder.

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Electronic signature, businessman providing e-signature for document agreement using stylus and pad

Soluzioni di protocollazione digitale, firma elettronica e conservazione digitale a norma

Offriamo soluzioni conformi alle nuove linee guida - 2022 - AgID per la gestione e la conservazione dei documenti informatici.