Aziende e Organizzazioni

Digitalizza i documenti cartacei e abbraccia la rivoluzione paperless

Riduci le inefficienze e abbatti i costi di gestione degli archivi cartacei. Ottimizza il workflow documentale e migliora la sostenibilità. Diventa  paperless con le nostre soluzioni per la digitalizzazione e la gestione documentale.

In G.a.p., trasformiamo i tuoi archivi storici e correnti con la dematerializzazione dei supporti cartacei. Dalla carta ai bit, ti aiutiamo a creare archivi digitali e a gestire e conservare i documenti informatici.

Meno carta per una maggiore efficienza

In un’impresa od organizzazione paperless uffici e aree funzionali, processi e flussi, procedure e risorse umane beneficiano di un forte incremento di produttività. I costi legati all’utilizzo della carta e alla gestione e archiviazione della documentazione cartacea subiscono invece una netta riduzione. Con la conversione degli archivi analogici in digitale e la gestione e conservazione elettronica dei documenti rendi la tua azienda o istituzione non solo sostenibile ma anche più efficiente.

Perché passare agli archivi in cloud e alla gestione documentale informatizzata

Con un archivio in cloud e il giusto software di gestione documentale, in qualsiasi istante e in qualsiasi luogo dipendenti e decisori, membri e iscritti possono accedere ai documenti di lavoro con un click. Senza tutti i passaggi richiesti da un archivio fisico. Oltre che istantanei, gli accessi possono essere monitorati e differenziati in base a determinati livelli di sicurezza e privacy. I documenti possono essere ricercati, modificati da remoto e archiviati nuovamente da dispositivi fissi e mobili. Si evitano duplicazioni. Si azzerano i rischi di smarrimento. Si abbattono i costi di stampa. Il backup delle informazioni critiche è costante. I diversi sistemi informativi possono beneficiare di una profittevole integrazione. Il management e i decisori hanno sempre tutto realmente sotto controllo.

Le nostre soluzioni per il tuo cambiamento paper-free

G.a.p. può supportarti in questo cambiamento paper-free predisponendo e implementando progetti di dematerializzazione ad hoc basati su: una analisi preliminare; l’impiego di tecnologie di scansione professionali; e l’adozione di software di archiviazione e gestione documentale.

Abbiamo una soluzione per ogni tua esigenza. Dalla necessità di digitalizzare una particolare tipologia di documentazione cartacea – ad esempio i fascicoli del personale e degli iscritti, le distinte di pagamento, i documenti di trasporto – a quella di dematerializzare l’archivio di una specifica area funzionale – come l’archivio dell’ufficio tecnico o dell’amministrazione.

Quale che sia il tuo problema, il nostro team di analisti è sempre in grado di elaborare in tempi rapidi il progetto più consono e di predisporre una soluzione campione. “Ecco come verrà” è la nostra garanzia per il tuo cambiamento paper-free.

Scanner e software per la digitalizzazione di ogni tipologia e formato di documento aziendale

Dematerializziamo il materiale cartaceo presso i nostri laboratori o la tua sede. In entrambi i casi, G.a.p. opera con scanner professionali e software di lettura ottica in grado di acquisire in altissima fedeltà le immagini di qualsiasi tipologia di documento in qualsiasi formato – anche A0 e superiori. I nostri applicativi rilevano al contempo i dati presenti per trasformarli in informazioni agevolmente utilizzabili, trasmissibili, interscambiabili all’interno e, volendo, all’esterno dell’azienda od organizzazione.

Dall’archivio digitale ai portali web per gli stakeholder con i tecnici di G.a.p.

Completato il passaggio dal formato cartaceo al formato elettronico, gli informatici di G.a.p. implementano – attraverso l’adozione di un software di archiviazione e di gestione documentale – l’archivio digitale, predisponendo anche la sua versione in cloud.

I tecnici di G.a.p. possono inoltre supportarti creando per te portali web in grado di abilitare l’interscambio dei documenti digitalizzati o nati in formato digitale con i tuoi stakeholder – dai dipendenti ai fornitori, dal board direttivo ai clienti, dai membri agli iscritti.

E ancora meno carta con le nostre soluzioni di protocollazione digitale, firma elettronica e conservazione digitale a norma

Per ridurre al minimo il successivo impiego della carta e della documentazione cartacea, G.a.p. ti assiste anche nell’implementazione di soluzioni di protocollazione digitale, firma elettronica, conservazione digitale a norma. Grazie a questi servizi, potrai eliminare, successivamente alla scansione degli archivi storici, qualsiasi tipo di documento cartaceo – come ad esempio contratti, cedolini, CUD, scontrini o ricevute, fatture, ordini, distinte di pagamento, bilanci, libri giornale, libri mastro, certificazioni uniche, registri IVA, F23, F24, pratiche, etc. – in formato originale.

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Dematerializzazione e riorganizzazione archivi aziendali

Dematerializziamo e riorganizziamo archivi societari, di contabilità, del personale, dei clienti/fornitori, di utilità corrente. Digitalizziamo libri giornale, libri acquisto e vendite, fatture, DDT, progetti tecnici,  documenti bancari, fascicoli dei prodotti, delle assicurazioni, delle garanzie, dei contratti.  

Creazione di portali web per gli stakeholder

Creiamo portali web per l’interscambio dei documenti aziendali digitalizzati o nati in formato digitale con dipendenti, fornitori, clienti, manager, e altre categorie di stakeholder.

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Electronic signature, businessman providing e-signature for document agreement using stylus and pad

Soluzioni di protocollazione digitale, firma elettronica e conservazione digitale a norma

Offriamo soluzioni conformi alle nuove linee guida - 2022 - AgID per la gestione e la conservazione dei documenti informatici.