Enti locali e Pubblica Amministrazione

Dematerializza la documentazione amministrativa e cogli le opportunità della trasformazione digitale

Abbatti i costi. Conquista l’efficienza. Semplifica e rafforza i tuoi rapporti con cittadini e imprese. Rendi il tuo ente pubblico a prova di futuro con le nostre soluzioni per la dematerializzazione e gestione documentale degli atti amministrativi.

Dal documento cartaceo al documento informatico, supportiamo la tua amministrazione nei percorsi di trasformazione digitale con le nostre tecnologie di scansione di massa e la gestione elettronica certificata dei flussi documentali.

Zero carta per un’azione amministrativa più efficiente, efficace, semplice e trasparente

Zero carta. Come istituzione impegnata nella trasformazione digitale conosci i vantaggi della dematerializzazione di atti e documenti prodotti dalle pubbliche amministrazioni e del passaggio dagli archivi fisici agli archivi digitali.

Non si tratta solo di sostenibilità. Quando i documenti cartacei vengono convertiti in documenti elettronici e la carta viene progressivamente eliminata a favore di una gestione documentale informatizzata, enti e amministrazioni pubbliche riescono ad abbattere i costi e conquistare nuovi e più alti livelli di efficienza, efficacia, semplificazione, trasparenza.

Dagli archivi cartacei agli infiniti vantaggi degli archivi digitali

I tempi di gestione delle pratiche si riducono. Il monitoraggio del loro avanzamento diviene istantaneo. Si minimizzano gli errori. Si azzerano gli smarrimenti. La ricerca dei documenti e delle informazioni che contengono viene intrapresa con un click. Le difficoltà di condivisione tra i diversi uffici si annullano. Le procedure si velocizzano. Diminuiscono i costi associati al mantenimento e alla gestione degli archivi fisici. Sistemi informativi diversi diventano integrabili. Le richieste e le istanze avanzate possono essere recepite e approvate con più celerità. L’erogazione dei servizi migliora. Si semplificano i rapporti con i cittadini e le imprese all’insegna di una maggiore trasparenza e di una immediata soddisfazione

Perché dematerializzare e digitalizzare con le nostre soluzioni

Noi di Gap possiamo aiutarti a concretizzare questi vantaggi. Possiamo supportarti nella dematerializzazione di qualsiasi archivio fisico documentale e nella sua conversione in archivi digitali a norma di legge, perfettamente integrabili nei sistemi informativi del tuo ente. 

Le nostre soluzioni per gli enti e le amministrazioni pubbliche sono sempre basate sulla costituzione di un team di progetto. Prevedono l’impiego di tecnologie professionali di acquisizione ottica delle immagini – scanner planetari, scanner rotativi, scanner per piccoli e grandi formati (anche A0 e oltre) – e di software per l’ottimizzazione dei documenti elettronici generati.  

Si avvalgono di operatori esperti nella digitalizzazione, di archivisti preparati e d’informatici specializzati nell’integrazione dei sistemi informativi.

Una azienda certificata al tuo servizio

Come azienda in possesso delle certificazioni di qualità ISO 9001 per la “progettazione e sviluppo di soluzioni e servizi di digitalizzazione, indicizzazione e archiviazione ottica” e per il “Servizio a lungo termine di conservazione dei dati digitali” e ISO 27001 per la gestione della sicurezza delle informazioni, curiamo il passaggio del tuo ente dalla carta ai bit in ogni dettaglio.

Quindi, forti di un metodo consolidato e certificato, affinato in oltre trenta anni di esperienza, seguiamo un processo articolato in diverse fasi.

Un metodo garantito, una dotazione hardware e software di ultima generazione, una squadra di tecnici professionisti

Successivamente a un sopralluogo svolto dai nostri tecnici e a una analisi preliminare che determina in accordo con l’ente quali documenti dematerializzare – in funzione di norme, esigenze, costi – predisponiamo il progetto di sostituzione dell’archivio cartaceo con l’archivio informatico, sottoponendolo al cliente per la sua approvazione.

In accordo con l’ente tutelante o con le prescrizioni della soprintendenza, procediamo poi al prelievo in assicurata del materiale da sottoporre a scansione o, qualora le condizioni lo richiedano, all’installazione dei nostri scanner presso una sede di lavorazione individuata dal cliente.

Acquisiti i faldoni, i documenti contenuti sono sottoposti alla normalizzazione, una pratica che prevede la valutazione preventiva dei singoli allegati da sottoporre all’acquisizione ottica. Viene quindi avviata la scansione dei documenti – in b/n, scala di grigio, colori – nelle risoluzioni e nei formati – file TIF, pdf, etc. – concordati con il cliente.

La procedura di scansione, curata da tecnici professionisti, si avvale sempre della tipologia di scanner più adatto al formato e allo stato di conservazione del documento e beneficia dell’applicazione di software che permettono di ottimizzare la resa di ogni singola immagine acquisita.

Un worflow conforme alle norme e sempre a prova di errori

Tutte le immagini sono sottoposte a un rigido controllo della qualità e classificate. La generazione dei metadati, l’eventuale applicazione di diversi motori OCR per l’estrazione, la ricerca e il riutilizzo dei contenuti – dati e informazioni – presenti negli originali cartacei e la creazione dei file indice, completano il processo.

L’ultima fase della lavorazione prevede dei rigidi controlli di coerenza dell’archivio digitale generato con l’archivio fisico originario. Questi controlli di conformità, intrapresi sulla base delle procedure stabilite nelle certificazioni ISO 9001 e ISO 27001, sono svolti in piena ottemperanza delle linee guida e norme AgID per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e per la conservazione digitale.

Svolti i controlli, Gap rilascia al cliente l’archivio elettronico creato – completo di immagini e metadati. Su richiesta, gli informatici della Gap curano inoltre sia l’importazione dell’archivio sul sistema di gestione documentale adottato dal cliente, sia la sua eventuale integrazione con altri sistemi informativi.

Un accesso agli atti e alle pratiche in lavorazione entro 2 ore dalla richiesta

Il nostro workflow include inoltre a garanzia della continuità del lavoro dell’ente, il rilascio in forma digitale ed entro 2 ore lavorative dalla richiesta, della copia di qualsiasi pratica o atto amministrativo in giacenza presso la nostra sede durante il periodo di lavorazione.

Monterosso Town Hall

Dematerializzazione e riorganizzazione archivi e documentazione prodotta dagli enti locali

Dematerializziamo e riorganizziamo gli archivi e la documentazione prodotta dagli enti locali, dai comuni alle province, alle regioni. Digitalizziamo  certificati anagrafici, pratiche edilizie, atti amministrativi, verbali e qualsiasi tipologia di documentazione prodotta in formato cartaceo.

Dematerializzazione e riorganizzazione archivi delle amministrazioni centrali

Dematerializziamo e riorganizziamo qualsiasi tipologia documentale prodotta dalle amministrazioni centrali dello Stato. Dal governo ai ministeri, dalle agenzie pubbliche ai comitati interministeriali, agli organi ausiliari con funzioni consultive. 

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Male Doctor Writing On Medical Document

Dematerializzazione e riorganizzazione archivi delle aziende ospedaliere e enti sanitari

Dematerializziamo e riorganizziamo gli archivi e la documentazione prodotta dalle aziende ospedaliere e gli enti sanitari. Dalle cartelle cliniche ai referti radiologici, cito-istologici, ambulatoriali e di laboratorio. Dai documenti di consenso al trattamento dei dati personali alle analisi di accertamento sanitarie sui lavoratori. Dalla documentazione relativa al personale alle ordinanze e le fatture. 

Dematerializzazione e riorganizzazione archivi scuole e università

Dematerializziamo  e riorganizziamo egli archivi delle istituzioni scolastiche e degli atenei italiani. Dai registri ai fascicoli del personale docente e non docente. Dalle tesi di laurea a qualsiasi tipologia documentaria sottoposta a vincoli di conservazione o ad alto tasso di consultazione.

Literature.
Chamber of Commerce, Rovigo, Italy

Dematerializzazione e riorganizzazione archivi camere di commercio

Dematerializziamo e riorganizziamo i documenti d'archivio delle camere di commercio. Dai fascicoli di registrazione delle attività economiche alle norme e disposizioni. Dalla documentazione relativa alla gestione del personale e del bilancio a qualsiasi tipologia documentaria relativa all'ordinamento e al funzionamento dell'istituzione.